Dokumentacja firmowa potrafi dostarczyć wielu problemów – jeśli nie jest odpowiednio przechowywana i archiwizowana, łatwo o zagubienie ważnych jej elementów lub o utrudniony dostęp do potrzebnych w danej chwili dokumentów. Pomóc mogą profesjonalne usługi archiwizacji, świadczone przez specjalistów.
Przechowywanie i archiwizacja dokumentów – na jaką pomoc można liczyć?
Przechowywanie i archiwizowanie dokumentów to specjalne usługi, skierowane do przedsiębiorstw wszelkiego typu. Odpowiednie uporządkowanie i gromadzenie dokumentacji stanowi podstawę dobrego działania każdej firmy – dzięki temu może ona płynnie funkcjonować, mając stały dostęp do ważnych, potrzebnych w danym momencie akt. Jest to bardzo przydatne również podczas wszelkich kontroli wewnętrznątrzfirmowych i zewnętrznych, pozwala bowiem w krótkim czasie zebrać potrzebne w tym celu dokumenty.
Nie każda firma posiada odpowiedni dział, który zajmowałby się porządkowaniem i przechowywaniem dokumentacji, często brakuje także miejsca do gromadzenia papierowych wersji akt, które powinny być przetrzymywane w odpowiednich warunkach. Z tego względu nieocenioną pomocą są specjalne usługi firm, zajmujących się archiwizacją dokumentów firmowych.
Archiwizacja dokumentów papierowych to usługi polegające na przechowywaniu firmowej dokumentacji w zewnętrznej firmie. W nowoczesnych archiwach panują odpowiednie warunki przechowywania, dzięki którym cała dokumentacja pozostaje bezpieczna – można umieścić w nich wszystkie firmowe akta oraz na bieżąco przekazywać nowe dokumenty. Nie utrudnia to do nich dostępu, ponieważ firma prowadząca archiwum umożliwia odbiór wszystkich potrzebnych papierów w formie oryginalnej lub cyfrowej upoważnionym do tego osobom. Ponadto, specjaliści mogą także zająć się porządkowaniem dokumentów, sprawdzaniem ich ważności, a także skanowaniem ich, by były dostępne w wersji cyfrowej. Dzięki temu dostęp do wszystkich ważnych dokumentów będzie znacznie ułatwiony.
Jakie korzyści można odnieść dzięki usługom przechowywania i archiwizowania dokumentów papierowych?
Profesjonalna archiwizacja dokumentów to szereg korzyści dla każdego przedsiębiorcy. Do najważniejszych z nich należą:
- niższe koszty, związane z przechowywaniem dokumentacji – firma nie musi posiadać własnego działu, który będzie się tym zajmował, a także zyska sporo przestrzeni biurowej dzięki możliwości trzymania dokumentacji w zewnętrznym archiwum,
- porządkowanie dokumentacji – przedsiębiorca nie musi samodzielnie czuwać nad wszystkimi dokumentami – ich porządkowaniem zajmą się specjaliści, którzy dopilnują, by były odpowiednio posegregowane zgodnie z ustalonym porządkiem; dodatkowo wskażą także dokumenty, które nie są już aktualne, a ich wymagany okres przechowywania minął,
- łatwy dostęp do potrzebnych dokumentów – w nowoczesnych archiwach wyszukiwanie i zamawianie dokumentacji jest bardzo proste i nie zajmuje wiele czasu,
- jednolity opis akt firmy, ułatwiający dostęp do archiwizowanych dokumentów,
- kontrola nad udostępnianymi dokumentami, dzięki której odnotowane jest każde ich wypożyczenie,
- skanowanie papierowych wersji dokumentów, dzięki czemu stają się one dostępne również cyfrowo,
- możliwość niszczenia dokumentacji, dzięki czemu przedsiębiorca nie musi odbierać nieaktualnych akt,
- raporty dotyczące ilości przechowywanej dokumentacji, jej wypożyczeń oraz niszczenia.
