W ostatnim czasie dużą popularnością cieszą się wirtualne biura, które dają sporo możliwości za stosunkowo niewielkie pieniądze w porównaniu do kosztów zakupu czy wynajęcia własnego lokalu. W związku z tym – każdy kto zakłada firmę, powinien rozważyć opcje i rozwiązania jakie niesie za sobą ten rodzaj usługi.
Wirtualne biuro – o co w tym chodzi?
Wirtualne biuro najprościej można opisać jako zwykłe biuro danego przedsiębiorstwa z tym wyjątkiem, że takie przedsiębiorstwo nie musi być fizycznie obecne tam, gdzie mieści się biuro. To znaczy, że możemy zarejestrować firmę pod danym adresem, a nasza firma może mieścić się de facto gdzie indziej lub możemy na przykład pracować z domu. Pozwala to choćby na zwiększenie prestiżu naszej firmy poprzez podawanie kontrahentom adresu w bardziej elitarnym miejscu. Dobrze sprawdza się także w przypadkach, gdy nie chcemy aby nasz adres domowy był jednocześnie adresem firmowym. Ponadto takie rozwiązanie pozwala na znaczną redukcję kosztów przy jednoczesnym zachowaniu powagi przedsiębiorstwa – nie musimy opłacać czynszu za wynajem lokalu ani ponosić dużych kosztów na zakup siedziby.
Pod adresem https://wirtualne-biura.com dostępny jest katalog z wieloma ofertami od firm zajmujących się udostępnianiem wirtualnego adresu.
Koncepcję wirtualnego biura wymyślono już w 1994 roku, a konkretnie dokonał tego Ralph Gregory, który już rok później wdrożył ją w życie i założył funkcjonującą do dziś i cieszącą się dużym powodzeniem firmę, świadczącą właśnie usługi tego rodzaju.
Co oprócz adresu zapewnia wirtualne biuro? Idea wirtualnych biur z czasem zaczęła się bardzo rozwijać i dziś oprócz adresu oferują one także szereg innych usług:
- Rejestracja firmy w Urzędzie Skarbowym, Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych czy na przykład stowarzyszenia lub spółki w Krajowym Rejestrze Sądowym
- Odbiór korespondencji wraz z jej późniejszym przesyłaniem na wskazany adres lub skanowaniem i dostarczaniem za pośrednictwem internetu
- Przechowywanie i archiwizacja dokumentów, a także prowadzenie księgowości
- Odbieranie telefonów, faksów czy maili
- Założenie konta bankowego
Wsparcie w wielu dziedzinach funkcjonowania przedsiębiorstwa, takich jak opieka prawna, obsługa informatyczna, a także doradztwo z zakresu optymalizacji kosztów, tworzenie biznesplanów, projektowanie elementów graficznych dotyczących identyfikacji wizualnej
Wynajmowanie sal kiedy potrzebne jest zebranie pracowników lub biur na spotkania z kontrahentami czy sal konferencyjnych na spotkania biznesowe, szkolenia lub konferencje prasowe
Jak wybrać wirtualne biuro?
Głównym kryterium przez które ludzie decydują o wyborze konkretnego wirtualnego biura jest oczywiście oferowany adres, który następnie staje się także adresem naszej firmy. Jeżeli szukamy adresu w Gdańsku, najlepszym pomysłem jest wirtualne biuro Gdańsk - oraz pozostałe, właściwe dla miast, którymi jesteśmy zainteresowani. Z pewnością więc to bardzo ważny aspekt jaki należy wziąć pod uwagę. Inną kwestią będą opcje dodatkowe, na których nam zależy – nie wszystkie wirtualne biura świadczą bowiem usługi wymienione powyżej. Musimy więc sprawdzić czy dostępna jest akurat ta, która nas najbardziej interesuje. Oczywiście trzeba też zwrócić uwagę na cenę, ale przede wszystkim – dobrze przeczytać umowę przed podpisaniem i upewnić się, że nasze dokumenty firmowe takie jak choćby korespondencja będą odpowiednio zabezpieczone przez klauzule zobowiązujące pracowników biura do zachowania poufności.
