KSeF zmienia rozliczenia z Bytomiem i łatwo tu o błąd na fakturze

W Bytomiu zaczyna się etap, w którym jedna źle wpisana rubryka może zatrzymać płatność na dłużej, niż wielu kontrahentów się spodziewa. Miasto przypomina, jak od lutego i kwietnia 2026 roku mają wyglądać e-faktury w relacjach z Gminą Bytom oraz jej jednostkami. Najwięcej uwagi trzeba dziś poświęcić nie samemu systemowi, ale temu, kto ma figurować jako nabywca i odbiorca dokumentu.

• Od lutego i kwietnia obowiązują już różne zasady dla miejskich faktur
• Lista jednostek i szczegóły zamówienia mogą przesądzić o tempie płatności
• Osoby prywatne nadal rozliczą się na starych zasadach

Od lutego i kwietnia obowiązują już różne zasady dla miejskich faktur

Gmina Bytom wraz z miejskimi jednostkami organizacyjnymi wchodzi w Krajowy System e-Faktur etapami. Od 1 lutego 2026 roku odbiera e-faktury przez KSeF, a od 1 kwietnia 2026 roku wystawia je i przesyła wyłącznie dla podmiotów prowadzących działalność gospodarczą. Dla firm oznacza to konieczność pilnego uporządkowania danych w systemach księgowych, bo od poprawności wpisów będzie zależeć sprawny obieg dokumentów.

Miasto wskazuje, że faktury na jego rzecz mają być wystawiane jako faktury ustrukturyzowane. W praktyce trzeba pamiętać o dwóch poziomach danych: nabywcy oraz odbiorcy. W polu Podmiot2 powinny znaleźć się dane Gminy Bytom:

Gmina Bytom, ul. Parkowa 2, 41–902 Bytom, NIP: 6262988582

Dodatkowo trzeba zaznaczyć, że dokument dotyczy JST, a w odpowiednim polu podać wartość „1” – TAK. W polu Podmiot3 należy już wpisać konkretną miejską jednostkę organizacyjną, która faktycznie zamawia usługę lub towar, wraz z jej NIP. To właśnie tam trzeba ustawić rolę „8 JST odbiorca”.

Lista jednostek i szczegóły zamówienia mogą przesądzić o tempie płatności

Do miejskiej informacji dołączono wykaz jednostek organizacyjnych Gminy Bytom, który ma pomagać kontrahentom w prawidłowym wskazywaniu odbiorcy faktury. To ważne zwłaszcza dla firm współpracujących z kilkoma placówkami jednocześnie, bo pomylenie jednostki może skończyć się korektą i przesunięciem terminu zapłaty. Miasto zaleca też, by na fakturze znalazły się numer umowy, zamówienia albo zlecenia oraz oznaczenie komórki organizacyjnej urzędu lub jednostki, która dokonuje zakupu.

To praktyczna wskazówka dla wykonawców i dostawców: nawet jeśli sama sprzedaż została wykonana prawidłowo, źle opisany dokument potrafi zatrzymać całą ścieżkę księgową. W miejskich rozliczeniach liczy się dziś precyzja, bo bez niej faktura może wrócić do poprawy, a płatność wydłuży się o kolejne dni lub tygodnie.

Osoby prywatne nadal rozliczą się na starych zasadach

W przypadku osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej Gmina Bytom oraz Skarb Państwa reprezentowany przez prezydenta miasta nie będą wystawiać faktur przez KSeF. Potwierdzenie transakcji pozostaje więc bez zmian, według dotychczasowych zasad.

Jeżeli ktoś potrzebuje faktury VAT albo rachunku w formie papierowej lub elektronicznej, musi ustalić to osobno z właściwym wydziałem Urzędu Miejskiego w Bytomiu albo z miejską jednostką organizacyjną, której dotyczy dana transakcja. Właśnie ten fragment informacji pokazuje, że KSeF nie zamyka wszystkich ścieżek rozliczeń, ale wyraźnie rozdziela obieg dokumentów dla firm i dla osób prywatnych.

na podstawie: UM Bytom.